Belediye Başkanı

MESUT ERGİN
AYVALIK BELEDİYE BAŞKANI
BAŞKANIN ÖZGEÇMİŞİ
BAŞKANIN MESAJI

Hava Durumu

booked.net

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

T.C.

AYVALIK BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

AYVALIK BELEDİYESİ

BASIN YAYIN ve HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

(1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü aşağıda yazılan birimlerden oluşur.

  1. a) Halkla İlişkiler Birimi (Bizim Masa)
  2. b) Basın, Yayın ve Tanıtım Birimi
  3. c) Sosyal Medya Birimi

ç) Sivil Toplum İlişkileri Birimi

  1. d) İdari İşler Birimi

(2) Organizasyon şeması aşağıda verildiği gibidir:

 

  • Halkla İlişkiler Birimi (Bizim Masa)
  • Basın, Yayın ve Tanıtım Birimi
  • Sosyal Medya Birimi
  • Sivil Toplum İlişkileri Birimi
  • İdari İşler Birimi

Halkla İlişkiler  Birimi (Bizim Masa);

Bizim Masa, Çağrı Merkezi,Bölge Sorumluları aracılığı ile Belediye’nin diğer birimlerine gelen vatandaş İstek-Önerileri ve Şikayetlerinin kayda alınmasını, ilgili müdürlüğe iletilmesini sağlamak ve ilgili Müdürlükler tarafından verilen cevaplar doğrultusunda da cevap verilmesini sağlamak, (Çözmer Programı)

  1. Vatandaşlardan yüz yüze ve telefon yoluyla gelen istek, öneri, şikâyetlerin ilgili birimlere aktarılarak çözüm üretilmesinin sağlanması,
  2. Ayvalık halkının belediye hizmetleri konusunda bilgilenmesinin sağlaması,
  3. Belediyeye gelen vatandaşların doğru birimlere yönlendirilmesini sağlamak için danışma hizmetinin verilmesi,
  4. Belediyeye santral kanalı ile gelen tüm telefonlara cevap vererek, gelen istekleri ilgili birimlere aktarımının sağlanması,
  5. Belediyeye gelen vatandaşların gerektiğinde ilgili birimlere en hızlı şekilde ulaşmalarının refakat edilerek sağlanması,
  6. Vatandaşlardan Whatsapp hattı aracılığı ile gelen istek, öneri, şikayetlerin ilgili birimlere aktarılarak çözüm üretilmesinin sağlanması.

Ayvalık’ta yaşayanların kurum gözetmeksizin her türlü sorununun hızla çözülmesi amacıyla geliştirilen Halkla İlişkiler- Bizim Masa birimi 1 Ekim 2019’da hizmete sunuldu.

Ayvalık Belediyesi’ne telefonla, Whatsapp hattından, yüz yüze ve sosyal medya üzerinden gelen talep, öneri ve şikâyetler ‘’Bizim Masa’da toplanıyor. Cep telefonlarından ve her türlü sabit telefondan haftanın yedi günü, yirmi dört saat ulaşılabiliyor. Tüm talepler tek bir masada toplanıyor. Geri dönüş sağlanıyor.( Çözmer Programı Üzerinden)

  • Ocak- Şubat aylarından 5 bin çağrı, az döneminde aylık 12 bin çağrı ortalaması
  • Yüz yüze aylık 200 kişi görüşme ortalaması, Pandemi sürecinde 70 ortalamaya düştü.
  • Whatsap aylık kış dönemi aylık 380 mesaj,  pandemide 600, yaz dönemi 1000 ortalama mesaj gelmektedir.
  • Bizim Masa hizmetinde mahalle muhtarları, sivil toplum örgütleri, spor kulübü yöneticilerinden gelen talepler de kayıt altına alınıyor, takibi sağlanıyor.
  • Bizim Masa hizmetinde mahalle muhtarları, sivil toplum örgütleri, spor kulübü yöneticilerinden gelen talepler de kayıt altına alınıyor, takibi sağlanıyor.
  • Başkanın halkla buluşmalarından gelen talepler, not alınarak, ilgili müdürlüklere iletiliyor. Takibi sağlanıyor. Vatandaşa geri dönüş sağlanıyor.
  • Her ay sonu müdürlüklerden gelen yanıtlar raporlanmaktadır.

Hedefler,

* Personel eğitimi,

* Fiziki şartların iyileştirilerek, personel sayısında artış yapılması.

* Müdürlüklerle koordinasyonun geliştirilmesi.

* Başkanımızın tüm meclis üyelerine 3 aylık periyotlarla sahada projelerini anlatması,  oda başkanları, muhtarla düzenli toplantı yapılması, bayramlarda sürpriz ev ziyaretleri yapılmasını sağlamak. Vatandaşlarımızdan gelen ziyaret beklentilerine olumlu yanıt vererek sürpriz katılım sağlamak.

* STK’ların yönetime katılımını artırmak

* Geri dönüş birimi oluşturmak ve çağrılara sesli görüşme ile geri dönüş sağlamak .

Basın, Yayın ve Tanıtım Birimi

Belediye ile basın arasındaki koordinasyonu ve bilgi akışını gerçekleştirmek; Belediye etkinlikleri, yatırımları ve hizmetleri ile Başkan ile ilgili duyuruları basın ve kamuoyu ile paylaşmak; cevap verilmesinin söz konusu olduğu durumlarda Başkan onayı ile gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak; gerekli olduğu durumlarda Basın Toplantısı düzenlemek,

  1. Belediyemiz ile basın kuruluşları arasında haber akışını sağlayarak, her gün düzenli olarak ulusal ve yerel gazetelerde, internet haber sitelerinde ve televizyonlarda belediye ve belediye başkanı ile ilgili çıkan haberlerin gerek aracı kurum vasıtası ile gerekse birim olarak takip edilmesi, gazete haber kupürlerini çoğaltarak arşivinin tutulması,
  2. Belediye ile ilgili tüm organizasyonları takip ederek fotoğraf görüntülerinin ve video kayıtlarının arşivlenmesi, medyaya servis edilen tüm haber bültenlerinin ve video görüntülerinin denetiminin yapılması,
  3. Yazılı, sözlü ve görsel basını takip ederek Belediye ve Başkan hakkında çıkan haberlerden arşiv oluşturmak, basında yer alma durumunu aylık olarak takip etmek,
  4. Belediye ile ilgili çalışmalara basın mensuplarının davet edilmesi ve halkın bilgilendirilmesi için basın bültenlerinin hazırlanması, basın kuruluşlarına servis edilmesi, ulusal ve yerel medyada yer almasının sağlanması,
  5. Basın mensuplarının, geniş katılımlı veya sınırlı katılımların olacağı etkinlikleri daha rahat bir ortamda takip edebilmeleri, etkinlik alanına girişte problem yaşamamaları için akreditasyon yaparak, bu konuda basın mensuplarını bilgilendirmek,
  6. Başkanın yapacağı medya ziyaretlerini organize etmek, basın mensuplarının başkanı ziyaretleri sırasında gerekli hazırlıkları, çalışmaları yapmak,
  7. Belediye çalışmaları hakkında tanıtıcı dergi, CD-DVD oluşturulması, basımı ve yayınlanması,
  8. Belediye çalışmaları ile ilgili halkı bilgilendirmek amacıyla basın bülteni hazırlayıp, basın kuruluşlarına göndermek,
  9. Belediye hizmetleri, yatırımları, etkinlikleri, kampanyaları ve özel günlere ait duyuruların kamuoyuna duyurulması amacıyla tanıtım faaliyetlerinde bulunmak,
  10. Belediyemiz resmi Internet sitesinin güncellemelerini sağlamak,
  11. Belediye adına dergi, gazete, kitap v.b. yayınları hazırlamak, basımını ve dağıtımını sağlamak,
  12. Belediye birimlerinden gelen her türlü tanıtım talebini ilgili büroya ya da birime iletmek,
  13. Belediyemize ait proje, etkinlik ve kampanyaların özelinde tanıtım filmlerinin oluşturulmasını sağlamak ve yayınlamak,

Bülten,Kültür Sanat Dergisi,Tanıtıcı Yayın, Billboard, Etkinlik Tanıtım yayınları,

Belediye ile Kent ile ilgili tanıtıcı her türlü doküman.

 

 

Sosyal Medya Birimi

Belediye hizmetleri, yatırımları, etkinlikleri, kampanyaları ve özel günlere ait duyuruların kamuoyuna duyurulması amacıyla tanıtım faaliyetlerinde bulunmak,

  1. Belediyemiz resmi sosyal ağların güncellemelerini sağlamak,
  2. Sosyal medyada Belediye ile ilgili yayınlanan haber ve bilgilerin takibinin yapılması,
  3. Vatandaşlardan instagram, twitter, facebook, telegram vb. kanalıyla gelen istek, talep ve bilgilerin ilgili birimlere aktarımlının sağlanması,

Sivil Toplum İlişkileri Birimi

 Tüm derneklerden gelen istek-önerilerin Bizim Masaya iletilmesini sağlamak,

  1. Ayvalık Belediyesi ve sivil toplum kuruluşları arasındaki iletişimin ve işbirliğinin sağlanması,
  2. Ayvalık Kent Konseyi’nden gelen istek-önerilerin Bizim Masaya iletilmesini sağlamak,

İdari İşler Birimi

Müdürlüğe bağlı birimlerin kurum içi diğer Müdürlükler ile işlemlerindeki iletişimin sağlanması, gerekli tüm sekretarya görevlerinin yürütülmesi,

  1. Belediye içi ve dışı toplantı-görüşmelerde bölümünü temsil etmek,  Müdürlük bünyesinde gerçekleştirilen hizmet ve faaliyetlere ilişkin satın alma işlemlerinin gerçekleştirmesi,
  2. Müdürlüğün çalışmalarını ilgilendiren tüm ihale işlemlerinin yürütülmesi
  3. Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerinin takip edilmesi,
  4. Dergi ve gazetelere verilecek olan ilan çalışmalarında Basın İlan Kurumu ile işleyişi, yazışma ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
  5. Müdürlük bünyesinde görevli personellerin puantaj işlemleri ile izinli ve raporlu personellerin belgelerinin takibinin sağlanması,
  6. Müdürlüğe ait iç ve dış yazışmaların gerçekleştirilmesi,
  7. Müdürlüğe ait malzeme depolarının kontrolünü sağlamak,
  8. Belediye’ye ait yayınların ve basılı duyuruların ilgililere dağıtımını gerçekleştirmek,

 

 

 

 

ALO BELEDİYEM VE BİZİM MASA İLE ÇÖZÜM TELEFONUNUZ KADAR YAKINDA!