T.C.

AYVALIK BELEDİYESİ 

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

AMAÇ :
MADDE 1-
1-) Bu Yönergenin amacı; Ayvalık Belediye Başkanlığında, Başkan adına imzaya yetkili makamları belirlemek, verilen yetkileri belli ilkelere bağlamak, yöneticilik sıfatı bulunanlara yetki tanıyarak, üst makamların önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaştırmak için kendilerine zaman kazandırmak, hizmetlerde sürat ve verimliliği arttırmaktır.

DAYANAK :
MADDE 2-
1-) Bu Yönerge; 5393 sayılı Belediye Kanununun 15, 42 ve 78. Maddeleri gereğince hazırlanmıştır.

TANIMLAR :
MADDE 3-
A) Başkanlık : Ayvalık Belediye Başkanlığını,
B) Başkan Yardımcısı : Görev bölümünde birimin bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
C) Birim Amiri : Ayvalık Belediye Başkanlığı bünyesindeki müdürü ifade eder.
Ç) Şef : Müdürlüklerde görev yapan şefleri ifade eder.

YETKİLİLER
MADDE 4-
A) Başkan
B) Başkan Yardımcısı
C) Müdürler

GENEL İLKE VE SORUMLULUKLAR :
MADDE 5-
A) Yetkilerin; sorumlulukla dengeli, eksiksiz ve doğru kullanılması esastır.
B) Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Başkanın onayı olmadıkça devredemez.
C) Bütün yazışmalar; Başkanlığın Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara uygun olarak yapılır.
Ç) Her yetkili, imzaladığı yazılarla ilgili üst makamlara bilgi verilmesi gereken konuları takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
D) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve Yönergeye göre hareket edilip, edilmediğini kontrolden ilgili birim Müdürleri sorumludur.
E) Birim amirleri, birimlerinden çıkan tüm yazılarla ilgili her türlü iş ve işlemlerden ve yazıların içeriğinden sorumludurlar.
F) Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında, yönetmeliklerinde ayrık tutulan konular hariç, doğrudan yazışma yapabilirler.
G) Yazılar ekleri ile birlikte imzaya sunulur.
Ğ) Başkan Yardımcılarının ve birim Müdürlerinin izin kâğıtları, başkanın imzasına sunulur.

BELEDİYE BAŞKANI TARAFINDAN İMZALANACAK YAZI VE ONAYLAR:
MADDE 6- Belediye Başkanına bağlı olan Müdürlükler: Hukuk İşleri Müdürlüğü ve Zabıta Müdürlüğüdür.
A) Cumhurbaşkanlığı, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığı, Başbakanlık ve Bakanlıklara bağlı kurum ve kuruluşların imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplarla beraber her türlü görüş ve teklifleri içeren yazılar,
B) Genelkurmay Başkanı ve Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine yazılan yazılar,
C) Valilikten, Vali imzası ile gelen yazılara Başkanın görüş ve tekliflerini içeren cevabi yazılar,
Ç) Başkan adına görsel ve yazılı basına yapılacak yazılı açıklama metinleri,
D) Soruşturma onayları, izin, ilk defa görevden uzaklaştırma ve göreve iade onayları,
E) Ayvalık Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni gündemine alınacak teklif yazılarının onay veya olur kısımlarını,
F) Belediye Meclis kararlarının iadesi, kesinleşmesi ve Mülkü amire gönderme yazıları,
G) İmar Planlarının onayları, plan tadilat onayları ve kıymet takdir komisyonu onayları
Ğ) Uluslararası kuruluşların başkan veya genel sekreterlerine yazılan yazılardan mahiyeti itibariyle Başkanın imzalanmasında fayda görülen yazılar.
H) Kurumumuza naklen, açıktan atama veya görevlendirme yoluyla gelenlerin onayları ve kurum dışı tüm görevlendirme onayları, 2/ 7
I) Müdür ve üstü yöneticilerin kurum içi yer değiştirme ve görevlendirme onayları ile ilk defa müdür yardımcısı, şef (asaleten ve hizmet gereği) görevlendirme onayları,
İ) Başkanlığa, Başkan Yardımcılarına ve Müdürlüğe vekalet onayları,
J) Disiplin kurulunca verilen cezalardan yönetmelik gereği onaylanması gerekenler,
K) Gecekondu Kanunu uyarınca yapılacak tahsisler ile tahsis ve satış şekil ve şartlarının belirlenmesi onayları,
L) Sosyal konut tahsis komisyon raporlarının onayları,
M) Kira tespit ve tahliye davalarının açılması ve müracaata bırakılması onayları,
N) Belediyemizce kiraya verilen gayrimenkullere ilişkin kira sözleşmeleri,

BELEDİYE BAŞKAN YARDIMCILARININ İMZALAYACAĞI YAZI VE ONAYLAR
MADDE 7-
A) Belediye Başkan Yardımcısı Ersan BAHAR’a bağlı olan müdürlükler, Yazı İşleri Müdürlüğü, Kültür İşleri Müdürlüğü, Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü, Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Kadın ve Aile İşleri Müdürlüğü, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüdür.
B) Belediye Başkan Yardımcısı Erkan KARASU’ya bağlı olan müdürlükler; Mali Hizmetler Müdürlüğü, Destek Hizmetleri Müdürlüğü, İşletme ve İştirakler Müdürlüğü, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Ruhsat ve Denetim Müdürlüğüdür.
C) Belediye Başkan Yardımcısı Kurthan GENÇEL’e bağlı olan müdürlükler, İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Fen İşleri Müdürlüğü, Plan ve Proje Müdürlüğü, Park ve Bahçeler Müdürlüğü, Temizlik İşleri Müdürlüğü, Veteriner İşleri Müdürlüğüdür.

İmzalayacakları yazı ve onaylar;
A) Belediye Başkanının tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,
B) Kendilerine bağlı birim müdürlerinin, mazeret ve sağlık izinlerini ilişkin onaylar,
C) Kendisine bağlı Müdürlüklerin iç hizmet akışı ve düzenlenmesine ilişkin yazılar,
Ç) Belediye Başkanına sunulacak evraklar ile dış kurumlara gidecek başkanın kendi imzasını gerektirmeyen evraklar, (6. Maddede sunulan hususlar haricinde)
D) Kendisine bağlı birimler arasında iç koordinasyonu sağlayıcı yazı ve talimatlar,
E) Yatırım programlarının ilk şeklini belirleyen teklif yazılarının imzası,
F) Vekalet bırakırken bir üst makama teklif yazısı,
G) Kendilerine bağlı birimlerin ihtiyaçlarını belirleme ve bu ihtiyaçların karşılanmasına ilişkin yazı ve onaylar,
Ğ) Üst amirlerin imzasını gerektiren yazıların parafları, 3/ 7
H) Alım, satım, takas, tahsis, irtifak hakkı tahsisi, ipotek ve bağış kabulü hususlarında tapuda işlem yapmak üzere Başkan tarafından vekalet verilmiş personelin görevlendirme yazıları,
I) Başkanlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar ile Resmi Gazetede yayımlanan belediye ile ilgili kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, genelge ve emirlerden yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Başkanlığın takdirini gerektirmeyen yazılardan uygun görülenler, Başkanlık Makamından Müdürlüğe havale edilen başkanlık amirleri, yönetmelik, yönerge, genelge, tebliğ, bildiri ve yazı şeklinde yayınlanması istenen yazılar, kamu kurum ve kuruluşlarından, Belediyemize bilgi için gönderilen ve dağıtımı istenen yazılar, anma ve kutlama günleri ve bayram programlara ilişkin tebliğler,
İ) Kira ve ecri misil alacaklarının tahsili ile ilgili iş ve işlemlerin onayları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
J) Hak ediş raporlarının onayları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
K) Nakit olarak yatırılan geçici teminatların iade yazıları,(Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
L) Demirbaş terkin onayları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
M) 4109 sayılı Asker Ailesi Maaşı ve Sosyal nakdi ve ayni yardım müracaatlarının değerlendirilmesi ve ödeme işlemleri, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
N) 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa göre 68/B Maddesi gereğince yapılan tüm derece terfi ve nakil onayları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
O) Kendilerine bağlı müdürlerin (izin, görevli vb. durumlarda) vekalet teklif yazıları,
Ö) Muayene, geçici ve kesin kabul heyet teşkilleri ile tutanaklarının onayları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
P) Personelin almış olduğu sağlık raporlarının hastalık iznine çevrilmesi yazıları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
R) Kendisine bağlı Müdürlüklere ait her türlü Belediye Meclisi ve Encümenine ait teklif yazıları,
S) Kıymet Takdir Komisyonu yazılarının başkana sunuş yazıları, (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)
Ş) Stratejik plan, performans programı, bütçe çağırıcı ve yıllık faaliyet raporu ile alakalı tebliğ yazıları,
T) 4734 ve 4735 sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince yapılacak olan her türlü yapım, mal, hizmet ve danışmanlık ihaleleri (Doğrudan temin dahil) Yaklaşık Maliyet Komisyonu, İhale Komisyonu, Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu, Muayene ve Kabul Komisyonu, Hizmet İşleri Kabul Komisyonu ve Kontrol teşkilatının oluşturulmasında görevlendirilecek personelin belirlenmesi (Başkan Yardımcısı Erkan KARASU)

MÜDÜRLERİN İMZALAYACAĞI YAZILAR :
MADDE 8-
A) Başkan ve Başkan Yardımcısı tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar.
B) Gelen evrakların havale edildikten sonra ilgili birimlere sevki (Yazı İşleri Müdürü veya Şefi) tarafından yapılacaktır.
C) Başvuru dilekçelerinin incelenmesi veya bilgi istenmesi için kuruluşlara veya ilgilisine yazılan yazılar,
Ç) Personelin topluca alınan yıllık izin onaylarının teklifi ve onaylandıktan sonra uygulanması, mazeret izinlerinin uygun görüldüğüne dair yazılar ve uygulanması,(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü koordinatörlüğünde)
D) Personelin yıllık, mazeret, sağlık izinlerinin uygulanması,(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü koordinatörlüğünde)
E) Sicil Amirleri Yönetmeliğine göre sicil amiri olduğu personelin performans değerlendirmelerini yapmak,
F) Başkonsolosluklara yazılan vize talep yazıları, yürütülmekte olan bir programın, ziyaretin veya bir işlemin sürdürülmesiyle ilgili yazılar. (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünce uygulanacaktır.)
G) Üst makama teklif yazıları,
Ğ) Personelin disiplin uygulamalarına ilişkin yazılar,
H) Müdürlük içi talimat yazıları ve muhtelif düzenlemelere ait bilgilendirme yazıları,
I) Müdürlüklerce yeniden ilgi kurulan yazı ekleri, evrak suretleri parafı veya aslı gibidir onayı ile tekit yazıları,
İ) Maaş bordoları ve dosya ile ilgili diğer yazışmalar,(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü )
J) Malzeme hizmet dışı tutma raporu onayı ve demirbaş terkini onayı için teklif yazılarının parafı,
K) Dava dosyaları hakkında yazılan müdürlük görüşleri,
L) Personelin görev ve çalışma belgeleri, yetkililerince tanzim edilen ekspertiz raporlarının üst yazıları,
M) Kıymetli evrak talebi, malzeme talep yazıları ve malzeme sarf raporu onayı,
N) Tasarruf ve emekli kesenekleri icmalleri onayı,(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü)
O) Müdürlüğün maaş ve ayniyat mutemetlerinin teklif yazıları,(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü)
Ö) Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri ile haciz varakaları ve üst yazıları, (Mali 5/ 7 Hizmetler Müdürlüğünce uygulanacaktır.)
P) Devlet İhale Kanunu ve Kamu İhale Kanununa göre yapılan ihalelerde kesin ihale tebliği ve diğer yazışmalar,(Destek Hizmetleri Müdürlüğü)
R) Memur personelin 68/B dışında kalan tüm derece, terfi, nakil ve kademe ilerleme onayları (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından yürütülecektir.)(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü)
S) İşçi işe giriş bildirgeleri ve işçi-memur maaş nakil ilmühaberleri, (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü) Güzel Ayvalık Ltd. Şti personeli için Güzel Ayvalık Şirket Müdürlüğü)
Ş) Daimi yevmiyeli kadrolu işçilerin toplu sözleşmede belirtilen ücretli sosyal izin onayları,(İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü)
T) Tüm memur personelin yurt dışında geçirecekleri yıllık ve mazeret izinleri ile ilgili yazışmalar (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünce uygulanacaktır.)
U) İşin mahiyetine göre hazırlanacak özel, idari ve teknik şartnameler ve buna benzer tip şartnameler,(Destek Hizmetleri Müdürlüğü )
Ü) Geçici teminat iade yazıları, proje onayları,
V) Müdürlük içi koordinasyonunun temini ile ilgili teklif onayları,
Y) Daimi kadrolu işçilerin ücretsiz izin veya yurt dışı izin onayları (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün koordinatörlüğünde)Güzel Ayvalık Ltd. Şti personeli için Güzel Ayvalık Şirket Müdürlüğü)
Z) Birimi ile alakalı iç görevlendirme onayları,
Aa) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun kapsamındaki ihalelerle ilgili olarak; gerekli yazışmaları yapmak üzere davet, ön yeterlilik, ön yeterliliği uygun görülmeyen teklif vermeye davet, aşırı düşük teklif sorgulaması, komisyonların teklif veya başvuru ekinde yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördükleri belge ve bilgilerin istenmesi yazıları, karar asıllarının tasdikli, geçici teminat iadesi yazıları (Destek Hizmetleri Müdürlüğü)
Bb) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamı dışındaki ihalelerle ilgili olarak, ihale sürecinde yapılan yazışmalar, (ilan, davet yazıları… vs.), üzerinde ihale kalmayan isteklilere ait geçici teminat iade yazıları, birimlere gönderilen veya mahkemelerce istenen ihale ve encümen karar suretlerinin tasdiki,(Destek Hizmetleri Müdürlüğü)
Cc) Belediye sınırları içerisinde her türlü 1/1000 ölçekli uygulamalara ilişkin, Encümene sevk yazıları ve onayları (İmar ve Şehircilik Müdürlüğünden sorumlu Başkan Yardımcısı ile müştereken imzalanmak üzere)
Dd) Kıymet takdir komisyonlarının teşkili onayları,(Başkan Yardımcısı Erkan KARASU ve Mali Hizmetler Müdürlüğü) Ee) Arşivleme iş ve işlemlerinin kontrolü,

GENEL HÜKÜMLER :

MADDE 9-
1-) Bu yönerge ile devredilen yetkiler her aşamada Belediye Başkanının onayı ile geri alınabilir. 2-)Verilen bu yetkileri kullananlar; kullandıkları yetkiler nedeniyle doğacak her türlü sorumluluğu kabul etmiş sayılır. YÜRÜRLÜK : Madde -10 Ayvalık Belediye Başkanının Onayına müteakip yürürlüğe girer.