T.C.

AYVALIK BELEDİYE BAŞKANLIĞI

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BİRİNCİ BOLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

Madde: 1

(1) Bu yönetmeliğin amacı, Ayvalık Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün Kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde: 2

(1) Bu yönetmelik, Ayvalık Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak

Madde: 3

(1) Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümleri ve diğer güncel mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde: 4

(1) Bu Yönetmelikte geçen:

Belediye: Ayvalık Belediyesini,

Meclis: Ayvalık Belediye Meclisini,

Encümen: Ayvalık Belediye Encümenini,

Başkan: Ayvalık Belediye Başkanını,

Müdürlük: Ayvalık Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,

Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü,

Personel: Müdürlüğe bağlı çalışanların tümü,

Teşkilat Yapısı

Madde: 5

Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmaları yapmakla beraber, merkez ve diğer hizmet binalarının; güvenliğinin sağlanması, bakım onarım işlerinin yapılması, su-elektrik-ısınma ve iletişim hizmetlerinde devamlılığın sağlanması, birim müdürlüklerinin isteği doğrultusunda mal ve hizmet satın alınması, ihale işlemlerinin yapılması işlemleri olup;

a) Destek Hizmetleri Birimi
b) Satın Alma Birimi
c) Bilgi İşlem Birimi
d) Numarataj Birimi
e) Atölye ve Makine İkmal Şefliğinden oluşur.

Temel İlkeler

Madde: 6

Ayvalık Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Hesap verebilirlik,

d) Kurum içi yönetimde ve ili ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlarda yerine sürdürebilirlik

Temel ilkelerini esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Personel, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Kuruluş

Madde: 7

1- Ayvalık Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 22/02/2007 tarihli 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulu’nun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar hakkında 2006/3751 sayılı Kararı” gereğince, Ayvalık Belediye Meclisi’nin 05/10/2011 tarih ve 2011/165 numaralı kararıyla kurulmuştur.

2- Ayvalık Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Destek Hizmetleri Birimi, Satın Alma Birimi, Bilgi İşlem Birimi, Numarataj Birimi, Atölye ve Makine İkmal Şefliği biriminden oluşur.

Personel

Madde: 8

Ayvalık Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nde bir Müdür ile norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personelle görev ve hizmetleri yürütür.

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Madde: 9

T.C. Ayvalık Belediyesi’nin amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı’nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Belediye birimleri arasında dahili ve diğer kuruluşlarla olan harici haberleşmesinin etkinlikle yürütülebilmesi için gerekli haberleşme organizasyonunu gerçekleştirmekten ve devamını sağlamaktan, biriminin sunduğu hizmetlerle ilgili ihale işlemlerini ve ödemelerini takip etmekten, sarf ve tüketime mahsus bütün eşya ve levazım ile her nevi demirbaş eşyanın girip çeşitli sebeplerle çıkmasını ve depo kayıtlarının eksiksiz tutulmasının takip edilmesini sağlamaktan, onaylanan iş planı uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetli zamanında temini ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını kontrol etmekten,

Ayvalık Belediyesini satın alma politikalarına uygun olarak satın almalardaki ekonomikliğin yönetilmesinden, satın almalardaki fiili denetimi sağlamaktan, Ayvalık Belediyesine bağlı birimlerin faaliyetlerini sürdürebilmeleri maksadıyla ihtiyaç duydukları malzemelerin yurtiçi ve yurt dışı satın alma yolu ile karşılanmasının gerektirdiği faaliyetleri yürütmekten, gerekli satın alma faaliyetlerini, piyasa koşulları ve fiyat dalgalanmalarını incelemek sureti ile en müsait şartlarda yaparak ihtiyaç yerlerine zamanında istenen miktar ve kalitede ulaştırmadan satın almalarda fiili denetimi sağlamaktan, Müdürlüğüne intikal eden malzeme taleplerini karşılamak üzere gerekli faaliyetleri planlamaktan, uygulayıp kontrol ve koordine etmekten, etkin, verimli ve kaliteli hizmet verme, çağın gerektirdiği teknolojik yeniliklere açık olma anlayışına paralel olarak çalışmalarını yürütmekten, satın alınacak malzemelerin standartlarını belirlemek için ilgili müdürlüklerle koordineli çalışmaktan;

Ayvalık Belediyesine ait iş makineleri ve araçları, binek otoları, kamyonlar, minibüsler, otobüsler, kamyonetlerin bakım, onarım ve tamiratlarının yapılmasını sağlamaktan, Belediyenin sunduğu hizmetlerde kullanılan çeşitli malzemelerin imal edilmesi, bakım ve onarımının yapılmasını sağlamaktan, biriminde kullanılan yedek parça, makine, araç gereçlerin temin edilmesi ve kontrolünü takip etmekten, biriminin imkanları ile yapılamayan bakım onarımları amirinin bilgisi dahilinde kurum dışında yaptırmaktan sorumludur. Belediye Başkanının ve veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili mevzuatta belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında;

(1) Satın Alma Birimi

a) Belediye birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri istenilen zaman ve şekilde temin etmek, ortak ihtiyaçlarda koordineyi sağlayarak talepleri karşılamak,

b) Stok kontrollerinin ve malzeme sayımlarının zamanında yapılması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

c) Hizmetlerin aksamaması için gerekli yedek parça, malzeme ve bilgi akışının takip edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek Müdürlüklerin talepleri doğrultusunda sonuçlandırılmasını sağlamak,

ç) Yedek parça ve malzeme standartlarının oluşturulması ve bu standartlara uygun malzemelerin kullanılmasının temin edilmesi, tüm yedek parçaların istenen kalitede olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

d) Biriminde kullanılacak yedek parça, malzeme, makine ve aletlerin toplu ve programlı olarak satın alınması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

e) Satın alma taleplerinin karşılanması işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

f) Mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

(2) Bilgi işlem Birimi

a) Destek Hizmetleri Müdürü’nün bilgisi doğrultusunda sistemlerin geliştirilmesi, ağ yönetimi, sistemler, internet, web sayfası, veri tabanı ve uygulama programlarının daha verimli hale getirilmesi için gerekli analizleri yapmaktan, bakım ve işletilmesini sağlamaktan programlayıcı ve çözümleyicilere gerekli teknik desteği vermekten sorumludur.

b) Programların hazırlanma, analizi, bakım ve işletilmesini sağlamaktan sorumludur.

c) Programcılar tarafından hazırlanacak programlar hakkında ön bilgi toplar, verileri kontrol eder, programcıyla koordineli çalışır.

d) Mevcut bilgisayar birimlerini işletip çalışmasını sağlar. Ayrıca bilgisayarın donanım ve yazılımlarından, bağlı diğer yazıcı ve kesintisiz güç kaynağının güvenliğinden ve arızalarından sorumludur. Yukarıda belirtilen bilgisayar sistemlerinin arızalanması durumunda arıza ekibini haberdar etmekten ve sistemin tekrar çalıştırılmasından sorumludur.

e) Belediyede bilgisayar ve birimlerle entegrasyonunu gerçekleştirmek, ortak bilgi bankası oluşturmak, bunlarla ilgili gerekli altyapı, elektrik, data, diğer network ve benzeri her türlü hizmetleri yapmak veya yaptırmak.

f) Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak.

g) Bilgisayar sistemlerinin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak.

h) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak.

ı) Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevreseldestek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak. Bununla ilgiligerekli iyileştirme çalışmalarını koordine etmek.

i) İnternet üzerinden sunulabilecek mevzuatın verdiği yetki sınırları dahilinde Belediyecilik hizmetlerinin interaktif ve online olarak sunulmasının temin ve takibi.

(3) Numarataj Birimi

a ) İlçe numaratajını yapmak.

b ) İlçe sınırları içerisindeki cadde, sokak, meydan ve bulvarların Ulusal Adres Veri Tabanı sistemine işlenmesini sağlamak yeni açılacak cadde, sokak, meydan ve bulvarların sisteme işlenerek güncellemek.

c ) İlçede ikamet edecek olan vatandaşların kayıtlarının yapılabilmesi için Ayvalık İlçe Nüfus Müdürlüğü ile ortak çalışıp adres güncellemesinin ve tespitlerinin yapılarak ikametgah kayıtlarının yapılabilmesini sağlamak.

d ) Vatandaşın talebi üzerine, Resmi Kurum ve Kuruluşlara verilmek üzere adres teyidine ilişkin yazı düzenlemek.

(4) Atölye ve Makina İkmal Şefliği

03.12.2014 tarih ve 167 karar nolu Ayvalık Belediyesi Meclis kararı ile kurulmuştur.

a) Ayvalık Belediye Başkanlığına ait olan araç ve iş makinelerinin kayıtlarını tutmak, hurdaya intikal edecek olan araç ve iş makinelerinin gerekli trafik tescil işlemlerini yürütmek ve gerekli yazışmaları yapmak, araçların sicil dosyalarını tutarak, ruhsat, trafik tescil, kaza, trafik sigortası, egzost ve fenni muayenelerini takip etmek, muhafaza etmek,

b) Belediyemize ait araç, iş makinesi ve ekipmanın, diğer birimlerden gelen talepler doğrultusunda sevk ve idaresini, etkin ve verimli çalıştırılmasını, koordinasyonu sağlamak, Araç, iş makinesi ve ekipmanlarımızda oluşan arızalarımızın, tespitini yapmak, atölyemizde bakım ve onarımını yapmak, atölyemizde yapılamayacak olanların dış piyasaya sevkini yapmak, yedek parça ihtiyacının tespitini ve teminini yapmak, iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak,

c) Belediyemizde ihtiyaç hasıl olan araç, iş makinesi veya ekipmanın tespitini ve teminini sağlamak,

d) Araç ve iş makinelerimizin kullandığı akaryakıt ve madeni yağın temini, kontrolü ve kabulünü yapmak, gerekli raporları oluşturmak,

e) Yıllık Periyodik Bakım takvimimiz ile koruyucu ve önleyici bakımlar yapmak,

f) Ayvalık Belediyesine ait tüm araçlara gerekli olan yedek parçaların cinsleri ve miktarlarının belirlenmesi, yeterli stok miktarının sağlanması için gerekli planlamanın yapılması ve yedek parça ambarındaki stok durumunun takip edilmesi, imalatlar için gerekli malzemelerin stok durumlarının takip edilmesini sağlamak.

g) Elektrik, Kaynak, Marangoz ve Grafik tasarım atölyelerinin çalışması esnasında kullanılacak malzemeleri tearik edilmesi, arızalarının giderilmesi için gerekli yedek parçaların alınması ve tamirlerinin yapılması veya yaptırılmasını sağlamak, kullanılamayacak durumda olan makine ve ekipmanların Taşınır Mal Yönetmeliğine göre kayıtlardan düşülerek gerek görülmesi durumunda yenilerinin alınmasını sağlamak amacıyla gerekli tüm işlemlerinini yapılması

Personelin Görevleri:

Madde: 10

Bu yönetmeliğin 7’nci maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, mevzuat ve Belediye Başkanı’nın veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirtilir. İstihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler.

(1) Destek Hizmetleri Müdürü

Destek Hizmetleri Müdürü ; Belediye Başkanı’nın ve/veya yetki verdiği Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, mevzuat gereği Müdürlüğün, sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde de organize edilmesini, planlı bütçenin oluşturulmasını, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerin yeniden tanzimine ilişkin dahili düzenlemeleri yapar.

(2) Diğer Personel

Müdürlüğün görev alanına giren görevler, Müdürlüğü norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları, nitelikler, yeterlilikleri, verimlilikleri, performans başarı seviyeleri vb. kriterize edilebilir yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Yürürlülük

Madde: 11

Bu Yönetmelik hükümleri; Ayvalık Belediye Meclisi’nin kararından sonra yayımı ile yürürlüğü girer.

Yürütme

Madde: 12

Bu Yönetmelik 3 bölüm ve 12 maddeden ibaret olup hükümlerini Belediye Başkanı yürütür