T.C.

AYVALIK BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA ESASLARI YÖNETMELİĞİ

I-AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK, TANIMLAR VE TEMEL İLKELER

MADDE-1– Bu Yönetmeliğin amacı; Ayvalık Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma  usul ve esaslarını düzenlemektedir.

MADDE-2- Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

MADDE-3-  Bu Yönetmelik   03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddenin b fıkrasına  dayanılarak hazırlanmıştır.

MADDE-4- Bu Yönetmeliğin uygulamasında;

Başkan     : Ayvalık Belediye Başkanı

Belediye   : Ayvalık Belediye Başkanlığını

Meclis    :  Ayvalık Belediye  Meclisini

Müdür      : Yazı İşleri Müdürünü

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü

Personel   : Müdürlüğe bağlı çalışanlarının tümü’nü ifade eder.

MADDE-5- Ayvalık Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a)Karar alma , uygulama ve eylemlerde  şeffaflık, b)Hizmetlerin temin ve sunumunda  yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c)Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık , d)Hesap verebilirlik, e)Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, f)Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, g)Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır,

II-KURULUŞ, PERSONEL, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

MADDE-6- Ayvalık Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünde  bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

MADDE -7- Ayvalık Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde,  Başkanlık Makamının emir ve  direktifleri doğrultusunda; Ayvalık Belediyesi Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve Meclis  işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerinin yürütülmesinden, Gelen ve Giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, birimlerle koordineli çalışmaktan, Belediye Encümeninin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve , Encümen kararlarının  ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde  alınmasını takip etmekten, Belediyeye müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçekleştirilmesinin sağlanmasından sorumludur. Belediye Başkanının veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili yürürlükteki mevzuatta  belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında:

1-Genel Evrak

a)Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında  standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, b)Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak, c)Genel evrakın kaydedilmesini ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak, d)Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havalesi yapılarak, vatandaşın işiyle  ilişkili Müdürlüğe  yönlendirilerek ilgili Müdürlüğe gönderilmesini  sağlamak, e)Vatandaşları istek, öneri ve şikayetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak, f)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

2-Meclis

a)Belediye Meclisinin  çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, b)Başkanın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak, c)Meclis üyelerine tebliğ edilmesini sağlamak, d)Belediye Meclisinin toplantılarının yapılabilmesini ve salonun hazırlanmasını sağlamak, e)Belediye Meclisi toplantı tutanaklarının tutulması ve dökümünü yapılmasını, f)Kararlarının yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması sağlamak,g) Alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak. h)Belediye Başkanına vekalet eden vekillerinin, Belediye Meclis üyelerinin ve Komisyon üyelerinin  hakkı huzurlarını tanzimini yapmak i)Belediye meclis üyelerinin  özlük işlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak j)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

3-Encümen

a)Belediye Encümeni  çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, b)Başkanlık Makamınca sevk edilen evraklar ile Encümen gündemini hazırlamak, c)Kararların yazılması, asılların  Encümen üyeleri tarafından imzalanmasının sağlanması, d)Alınan kararların ilgili  Birimlere ulaştırılması ve birer nushalarının da arşiflenmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak, e)Kararların yerine getirilmesi için Başkanlık Makamının emirleri doğrultusunda ilgili birimlere  yazı ile talimat verilmesi, f)Encümen üyelerinin huzur hakkı yazılarını  takip ve kontrolünü yaparak ilgili Müdürlüğe  bildirmesi sağlamak, g)Belediye Encümeninin aktif ve verimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

4-Evlendirme İşleri

a)Resmi nikah başvurularını almak, nikah işlemi için gerekli olan evrakın temin  edilmesini sağlamak, b)Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak, c)İnceleme sonucunda evrakları  tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikah günü vermek, Belediye Başkanının yetki verdiği yetkililerce nikah akdinin yapılmasını sağlamak, d)Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek, e)Ayvalık Belediyesi Evlendirme biriminde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek, f)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

MADDE-8- Bu Yönetmeliğin 7. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, yürürlükteki mevzuat ve Belediye Başkanının onayıyla  görev  pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda  istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler.

1-Yazı İşleri Müdürü

a)Belediye Başkanının ve /veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, yürürlükteki mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerinin yeniden tanzimine ilişkin dahili  düzenlemeleri yapar, b) Müdürlüğü için,  Belediyenin gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler , planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluluğa göre icraat yapar, c) Başkanlığının amaçlarını ve politikalarını,  yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde  yönetmeleri için  gerekli izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder, ç) Müdürlüğün işlerini  en kısa zamanda  ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak   üzere planlar, d) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapar, e) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında  ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlar, f) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitimlere katılmasını sağlamak, g) Emrindeki elemanlara iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmasını sağlar, ğ) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapar, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik eder, h) Yokluğunda  görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak şahsa vekalet verir ve görevlerini taksim eder, ı) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev  ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtir, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetler, i) kendisinin ve organizasyonun verimli  ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır, j) Müdürlüğünün verimliliğinin artırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunur, k) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırır, gereken kararları süratle alır ve bildirir, l) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında halledilebilecek meseleleri halleder, m) Müdürlüğündeki astların diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlar, n) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurur, o) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder, ö) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı  ve dikkati gösteriri, p) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili yürürlükteki mevzuat  ve amirinin talimatlarına göre  yerine getirir, r) Sicil amiri sıfatı ile personelin performans değerlendirilmesini yapar  ve gizli sicil raporlarını tanzim eder, s) Müdürlüğünün  verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular, ş) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlar,

2-Diğer Personel

Müdürlüğünün görev alanına giren  aşağıdaki görevler; Müdürlüğe Norm kadro ve Başkanlık onayıyla  tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir.Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır.Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yetenekleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans  başarı seviyeleri vb. kriterlere göre değerlendirir, yetkinliklerine  göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayelerini, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonal, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir, b) Müdürlüğünün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır, c) Müdürlüğünün  haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar, ç) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır, d) Başkanlığının mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar , e) Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir, f) İşleri en az maliyetle icra eder, g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına  yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır, ğ) Müdürlüğün  tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili  yürürlükteki mevzuata riayet eder, h) Müdürlüğün verimliliğini artırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için  çalışma metotlarını geliştirir, ı) Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar, i) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler, j) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içersinde kalarak ifa eder, k) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder, l) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder, m) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir, n) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında belirlenen standartlara uygun iş  ve işlem yapar, o) Gelen evrakı kaydeder, konularına göre tasnif eder ve ilgililere ulaştırılmasını sağlar, ö) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alarak gerekli işlemleri yapar, p) Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gidecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içersinde gönderilmesini sağlar, r) Belediye Meclisi kararlarını yazar,, ilgili mercilerin onayına sunar, karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesini  sağlar, s) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerini eksiksiz yapılmasını sağlar, ş) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evraklar ile, encümen gündemini hazırlar ve Belediye Encümenince alınan kararları yazar, yayım ve ilgili birim mercilerine  dağıtımını sağlar, t) Belediye meclisine yapılan toplantıların tutanak ve dökümünü yapar, u)Kıymetli evrakları korur, ü)Resmi nikah başvurularını alır, gerekli incelemelerin yapılmasını sağlar, v)İnceleme sonucu olumlu çıkanlara nikah  günü verir, Başkan adına nikah akdini yapılması için gerekli iş ve işlemleri yapar, y)Yapılan akitleri nüfus ve vatandaşlık işlerine bildirir.

III-YÜRÜRLÜK  VE YÜRÜTME

MADDE-9 – Bu Yönetmelik hükümleri;  Belediye Meclisince kabulü ve yayımı ile  yürürlüğe girer.

MADDE-10- Bu  Yönetmelik hükümlerini  Belediye Başkanı yürütür.