T.C.
AYVALIK BELEDİYE BAŞKANLIĞI
İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı
AMAÇ
MADDE 1 – Bu Yönetmeliğin amacı, Ayvalık Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
KAPSAM
MADDE 2 – Bu Yönetmelik, Ayvalık Belediye Başkanlığında çalışan 657 sayılı DMK’na tabi memur personel, 4857 sayılı İş Kanununa tabi sürekli işçi personel, 5393 sayılı Belediye Kanununun 49.Maddesi 3. Fıkrası uyarınca çalıştırılacak sözleşmeli personeli kapsar.
DAYANAK
MADDE 3 – Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. Maddesinin (b) fıkrası hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR
MADDE 4 – (1) Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a)Başkanlık : Ayvalık Belediye Başkanlığı’nı,
b)Meclis : Ayvalık Belediye Meclisini,
c)Belediye : Ayvalık Belediyesi’ni,
d)Belediye Başkanı : Ayvalık Belediye Başkanı’nı,
e)Müdür : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü’nü,
f)Müdürlük : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nü,
g)Personel : İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.
TEŞKİLAT YAPISI
MADDE 5 – İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmaları yapar. Bu çalışmalar, aşağıdaki personel eliyle yürütülür;
a)İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü
b)Şef
c)Memurlar
d)Memur personel bulunmadığında kadrolu işçiler tarafından da görevlendirme
suretiyle yaptırılır.
İKİNCİ BÖLÜM
Görev, Yetki, Çalışma Usul ve Esasları
MADDE 6 – İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ nün görev, yetki, çalışma usul ve esasları aşağıda gösterilmiştir.
1-MEMUR ÖZLÜK ŞEFLİĞİ :
– Belediyemize ilk defa memur olarak atanacaklarla ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda gerekli tüm işlemleri yapmak,
– Müdürlüklerin önerileri üzerine adaylıkta bir yılını tamamlayan başarılı memur adaylarının asaletlerinin tasdikini, başarısız olan adayların da ilişiklerinin kesilmesi işlemlerini yapmak,
– Memurların kurum içi ve kurumlar arası görevlendirme, nakilleri, emeklilik, istifa ile vb. gibi diğer ilgili işlemleri yapmak,
– Memur maaş bordrolarının tanzimi işlemlerini yapmak,
– Teşekkür, takdirname, ödül, disiplin cezalarına ilişkin işlemleri yapmak,
– Göreve son verme, görevden uzaklaştırma işlemlerini yapmak,
– Memur personellerin derece, terfi ve kademe ilerlemelerini yapmak ve bunların kayıtlarını tutmak,
– Memurların intibak işlemlerini yapmak,
– Kadro defteri tutmak, Müdürlükler arası kadro nakli işlemleri yapmak,
– Memurların kıdem ve hizmet yıllarının tespitini yapmak,
– Memurlarla ilgili her türlü işlemlerin kayıtlarını bilgisayara yüklemek,
– Kadro değişikliği tekliflerini hazırlamak,
– İşe yeni başlayacak memurların SGK giriş işlemlerini yapmak,
-SGK Başkanlığı Hizmet Takip Programına, memurların her türlü özlük bilgilerinin girişini yapmak,
– Memurların memuriyet ile ilgili mahkeme konularını takip etmek,
– Memurlara kimlik kartı vermek,
– 1.,2.,3. Derece kadroda bulunanların talepleri üzerine yeşil pasaport almak için gerekli işlemleri ve pasaport temdidini yapmak,
– Askerlik ve hizmet borçlanma işlemlerini yapmak,
– Memurların 8 yıllık sicil durumlarını gözden geçirerek gerekli işlemlerini yapmak,
– Yıllık, mazeret, hastalık, ücretsiz izin, evlilik, ölüm ve doğum izinlerine ilişkin işlemleri yapmak,
– İzinlerini yurtdışında geçirmek isteyenlerin yurtdışı izin evraklarını takip etmek,
– Memurlardan beş yılda bir ve beyan değişikliklerinde mal beyanı almak,
– Hastalık raporlarının ve 40 günü geçen personel raporlarını birleştirerek personelin heyet raporu getirmesini sağlamak,
– 5393 sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi gereğince boş memur kadrosu karşılığı belirli sürelerle yapılan sözleşmeler ile çalışan personelin tüm iş ve işlemlerini yürütmek,
– Kanunlar ve Üst Makamlarca verilecek benzer nitelikteki diğer görevlerin yerine getirilmesini sağlamak.
2. İŞÇİ ÖZLÜK ŞEFLİĞİ :
– İşçi personellerin özlük dosyalarının arşivde muhafaza edilmesini sağlamak,
– Gerekli durumlarda özlük dosyalarını incelenmesi,
– Tüm sürekli işçi personelin ekonomik ve sosyal haklarının düzenlenmesi için Sendika ile İşveren arasında 3 yılda bir Toplu-İş Sözleşmesi görüşmeleri yapmak, yasal işlemleri yürütmek,
– T.İ.S. görüşmelerinin anlaşma ile sonuçlanması durumunda, yevmiyelerin ve diğer maddi hakların Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirilmek,
-Sürekli İşçi Personelin maaş bordrosu tanzimi işlemlerini gerçekleştirmek,
-Belediye personelinin mevcut Sorumluluk Zamlarına etki edebilecek her türlü görev değişikliği yazısını hazırlayarak Başkanlık Makamına onaylatmak ve kayıt altına almak,
– T.İ.S.’ ne göre disiplin kurulunu oluşturmak ve disiplin cezalarına ilişkin işlemleri yapmak,
– T.İ.S.’nin gereği olarak işçi personelin belirlenen senelik izin, ücretsiz izin ve diğer ücretli sosyal izinlerini takip etmek,
– Müdürlüklerden gelen Yıllık İzin Formlarını kontrol etmek ve onaylatmak,
– Engelli, eski hükümlü kontenjanı boşaldığında işe alınacak işçilerin işlemlerini yapmak,
– Emekliliği dolan işçi personelin talepleri üzerine emekli edilmesi, iş akdi feshedilenlerin ve vefat eden işçilerin de işlemlerini yürütmek,
– Emekli olan, iş akdi feshedilen ve vefat eden her işçinin dosyası incelenerek kalan izinlerini ve diğer gerekli bilgilerini Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirerek gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,
– İşçi personel hakkında her ay, işten ayrılanın, işe girenin veya değişiklik olmasa dahi aylık mevcut istihdam durumunun İŞKUR’a bildirilmesi,
– Müdürlükler arası görevlendirme işlemlerini yapmak,
-Personel için Kurumda çalıştıklarına dair Kurum Belgesi hazırlamak ve onaylatmak,
– Belediyemize ücretsiz ve ücretli stajyer alımı ve stajı sona erenlerin tüm işlemlerinin yapılması.
3. EĞİTİM ŞEFLİĞİ :
– Tüm memur,sürekli işçi ve sözleşmeli statüde görev yapan personelin eğitim ihtiyaç analizini yaparak kurs, panel, konferans ve eğitim faaliyetlerini yürütmek,
– Aday memurların yetiştirilmesi için eğitimlerinin yapılmasını sağlamak,
– Hizmet içi Eğitim programları hazırlamak ve programların uygulanmasını sağlamak,
– İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile ilgili Kanun, Kararname, Tüzük, Yönetmelik hükümleri çerçevesinde görevlerini yerine getirmek,
– Kurum içinde veya kurum dışında eğitim düzenleyen kurumlara; kanunlar çerçevesinde, personelin eğitime gönderilmesi için iş ve işlemleri yürütmek,
– Kurum içinde görev yapan Memur personelin, Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik ve Zabıta Memurlarının, Belediye Zabıta Yönetmeliği gereğince eğitim programlarının hazırlanması iş ve işlemlerini yürütmek.
4. İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ BİRİMİ
– İlgi mevzuatına uygun olarak yeterli sayıda iş yeri hekimi, iş güvenliği uzmanı, yardımcı sağlık personeli bulundurmak, (varsa yetkili sendika tarafından belirlenen) çalışan temsilci, iş veren temsilci ile birlikte uzaman elemanlardan oluşan İş Sağlığı ve Güvenliği Birimini oluşturmak ve tüm sekreterya işlerini yürütmek, çalışanların sağlığını korumak ve geliştirmek için gerekli sağlık hizmetini vermek, iş yeri sağlık ve güvenlik birimi ile iş yerinde sağlık ve güvenlik tehditlerine karşı her türlü önleyici ve düzeltici faaliyeti yürütmek, işyerinde kaza, yangın, doğal afet ve benzeri acil müdahale gerektiren durumları belirlemek, acil durum planının hazırlanması, ilkyardım ve acil müdahale bakımından yapılması gerekenleri organize emek, ilgili birim, kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapmak, çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini ve bilgilendirmelerini sağlamak, İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili her konuda danışmanlık yapmak, işçilerin sağlık gözetimi ve çalışma ortamının koşullarına ilişkin bilgileri kayıt altına almak ve muhafaza etmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çalışma Esasları
MADDE 7- Müdürün Görev,Yetki ve Sorumlulukları :
a)Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,
b)Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
c)Personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak,
d)Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, Başkanlığın onayına sunmak,
e)Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
f)Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler göstermek,
g)Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve programlarını onaylamak,
h)Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
i)Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde
yürütülmesini sağlamak,
j)Görevleri ile ilgili yıllık faaliyet raporu hazırlamak,
k)Faaliyet yetkileri ile ilgili plan ve projeler hazırlayarak Başkanlığa Onay’a sunmak.
MADDE 8- Memur Özlük Şefi :
Görevleri :
– Başkanlık Makamından, Müdüründen gelen talimatları ve diğer müdürlüklerden, şahıslardan, tüm kuruluşlardan gelen resmi-özel yazılar ile personelle ilgili dilekçelere cevap vermek,
– Memur personelin kadro derece değişikliğini Norm Kadro Çerçevesinde Belediye Meclisinin teklifine sunmak,
– Tüm personelin sicilleri, emeklilik, istifa, nakil, gelen-giden ve açıktan atama işlemlerinin takibinin yapılması,
– Hizmet belgelerinin kontrolünün yapılması,
– Memurların kademe ilerlemeleri ile derece terfi işlemlerinin kontrolünün yapılması,
– Memur personelin yıllık, mazeret, rapor v.b izinlerinin kontrolünün yapılması,
– Memur Personelin yeşil pasaport işlemlerinin kontrolünü yapmak,
– Memurlardan beş yılda bir ve beyan değişikliklerinde mal beyanı almak,
– 5393 sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi gereğince kadro karşılığı çalıştırılacak sözleşmeli personelin işlemlerinin takibini yapmak,
MADDE 9- İşçi Özlük Şefi :
Görevleri :
– Tüm sürekli işçi personelle ilgili Başkanlık Makamı, Müdür, diğer Müdürlüklerden, şahıslardan ve tüm resmi veya özel kuruluşlardan gelen yazı ve dilekçelere cevap vermek,
– 3 yılda bir Toplu İş Sözleşmesi yapılırken tüm yazışma ve işlemleri yapmak,
– T.İ.S. ile verilen sosyal hakları takip etmek, Mali Hizmetler Müdürlüğüne ve Kadro Müdürlüklerine bildirmek,
– İşçilerin disiplin işlemlerini yapmak,
– İşçilerin iş ile ilgili mahkeme yazışmalarını yapmak,
– Yıllık izin onaylarını tetkik ederek yazışmalarını yapmak,
– Ücretli, ücretsiz izin ve sosyal izinlerin yazışmalarını ve takiplerini yapmak,
– Vefat, iş akdini feshetmek suretiyle işten çıkarma ve emeklilik yazışmalarını yapmak,
– İşçilerle ilgili özlük bilgilerinin ve izin bilgilerinin bilgisayara işlenmesi,
– Lise ve Yüksek Öğretim Kurumlarında okuyan öğrencilerden Belediyemizde staj yapmak isteyenlerin kontenjanlarını belirleyerek işlem yapmak. Kanunlar ve Üst Makamlarca verilecek benzer nitelikteki diğer stajyerlerin devam-devamsızlığını takip etmek ve stajları bittiğinde gerekli yazışmaları yapmak.
MADDE 10- Eğitim Şefi:
Görevleri:
1- Aday memurların adaylık süresindeki eğitimi için aday memurların yetiştirilmesiyle ilgili yönetmelik çerçevesinde gerekli eğitim programlarını hazırlamak ve bu program doğrultusunda eğitimin yapılmasını sağlamak,
2- Belediye birimlerinden gelen talepler ve Başkanlık Makamının emirleri doğrultusunda “Hizmet içi Eğitim Programları ” hazırlamak, bu programların uygulanmasını sağlamak,
3- Gerektiğinde Başbakanlık ve Bakanlık emirleri doğrultusunda hizmet içi eğitim programları hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak,
4- Yıllık hazırlanan eğitim programında bulunan bu eğitimlerin kurum içinde veya kurum dışında hizmet alımı yoluyla personele verilmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak,
5- Eğitime girecek personelin birimlerdeki işi aksatmadan isim listeleri hazırlanarak eğitim gruplarının oluşturulması ve personelin eğitime katılımını sağlamak,
6- Eğitime katılan eğitimcilere ve personele formları doldurtmak,
7- Göreve yeni başlayan personele kurum içi eğitimi olarak fiilen çalıştığı birim müdürü tarafından oryantasyon eğitimi verilmesi bunun sonucu form doldurularak formun dosyasına takılması,
8- Yeni çıkacak kanun, yönetmelik ve genelgeleri takip ederek uygulanmasına dair eğitim alınması için iş ve işlemlerin yürütülmesi,
9- Kurum içinde veya kurum dışında eğitim düzenleyen kurumlara; kanunlar çerçevesinde, personelin eğitime gönderilmesi için iş ve işlemlerin yürütülmesi,
10-Kurum içinde görev yapan Memur personelin, Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik ve Zabıta Memurlarının, Belediye Zabıta Yönetmeliği gereğince eğitim programlarının hazırlanması, tüm personele duyurulması ve eğitim işlemlerinin yürütülmesi,
MADDE 11- DİĞER PERSONELİN GÖREVLERİ:
a)Mevcut birimlerde görevlendirilmek üzere memur personel için yapılacak işlemlerin 657 sayılı DMK’na göre sınav ile memur alınması, adaylık sürelerinin programlanması, asaletlerinin tasdik edilmesi, her personel için özlük dosyalarının tutulması, görev dağılımlarının yapılması, emekli sandığı ile ilişkilendirilerek emekli sicil numarasının alınması,
b)Memur personelin her yıl kademe ilerlemesi ve 3 yılda bir derece terfilerinin yapılması, kadro derecesi yönünden mağduriyeti olanların kadro değişiklik tekliflerinin yapılması,
c)Memur personelden bir üst öğrenimi bitirenlerin intibaklarının yapılması,
ç)Memur personelin günlük devam-devamsızlığını takip etmek, senelik izin onaylarının alınmasını sağlamak, mazeret izinleri, ücretsiz izin, sağlık raporlarının sağlık iznine çevrilmesi için gerekli onayı almak,
d)Emeklilik talebinde bulunan personelin emeklilik işlemlerini yapmak ve emeklilik belgesi ile işlemli evraklarını SGK Başkanlığı Emeklilik Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kamu Görevlileri Emeklilik İşlemleri Daire Başkanlığına göndermek,
e)Memur personelin yeşil pasaport işlemleri için gerekli yazışmaları yapmak,
f)657 sayılı DMK’nun 86. Maddesi gereğince belirlenen kurum içi ve kurum dışı görevlere personelin görevlendirilmesi iş ve işlemlerini yapmak,
g)5393 sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi gereğince sözleşmeli personel çalıştırılması ile ilgili işlemleri hazırlamak, hizmet sözleşmelerini sözleşmeli personele ve Başkanlık Makamına imzalatarak gerekli diğer evraklarla birlikte İçişleri Bakanlığı’na göndermek,
h)İşe yeni başlayan ve ayrılan memurların SGK giriş ve çıkış işlemlerini yapmak,
I)Kadro defteri tutmak, müdürlükler arası kadro değişiklik işlemlerini yapmak,
İ)Kanunlar ve Üst Makamlarca verilecek benzer nitelikteki diğer görevlerin yerine getirilmesi.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yürütülen İşlerin Süreci ve Evrakların Arşivlenmesi
MADDE 12- MÜDÜRLÜKTE YÜRÜTÜLEN İŞLERİN SÜRECİ:
a.Görevin alınması
Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısı tarafından, kurum dışından gelen evraka işlem yapılarak cevap verilmesi için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne havale edilmesi suretiyle görevin intikali sağlanmış olur. Kurum içinden ve kurum dışından gelen evraklar kayıt edilerek Birim Müdürüne verilir. Birim Müdürü evrakları inceledikten sonra işlem yapılmak üzere ilgililerine (sorumlu kişilere) havale eder. Evraktan sorumlu ilgili kişi zamanında evrakı sonuçlandırarak bir üstü olan bağlı bulunduğu sorumlu kişinin imzasına sunar üst sorumlu kişi yapılan işlemleri kontrol eder ve paraf edip müdürünün imzasına verir. Evrakların imza işlemleri tamamlandıktan sonra Sorumlular bu evrakları; kaydedilmesi varsa eklerinin konulması; zimmet defteri ile kurum içi yazılar için Müdürlüklere; kurum dışı yazıları Yazı İşleri Müdürlüğü Kanalı ile gönderir. Kalan evraklar personele ait ise özlük dosyasına; genel evrak ise ; muhtelif dosyalarda evrakın içeriğine göre muhafaza edilir.
b.Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği:
Müdürlükte yürütülen iş ve işlemlerde İnsan Kaynakları Memur Personel Şefi, İşçi Personel Şefi ve Eğitim Şefi ile diğer personel arasındaki işbirliğini İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü sağlar ve yürütür.
MADDE 13- EVRAKLARIN ARŞİVLENMESİ VE KORUNMASI:
Personele ait özlük ve diğer evraklar ilgililerin özlük dosyasına konulur. Belediyemiz emrinde görev yapan memur, işçi ve sözleşmeli personelden (Emeklilik, İstifa, Ölüm v.b.) görevinden ayrılanların dosyaları arşive kaldırılır ve saklanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
MADDE 14- Bu Yönetmelik hükümleri; Ayvalık Belediye Meclisince kabulü ve (www.ayvalik.bel.tr) Ayvalık Belediyesi resmi internet adresinde yayımlanması ile yürürlüğe girer.
MADDE 15- Bu Yönetmelik hükümlerini, Ayvalık Belediye Başkanı yürütür.
MADDE 16- Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte daha önce yürürlükte olan İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.